KLİNİK 2.0 | OPERASYON
Kliniğiniz çalışıyor olabilir. Peki nasıl çalıştığı belli mi?
Hastalar geliyor. Randevular veriliyor. Tedaviler yapılıyor. Ödemeler alınıyor. Malzemeler sipariş ediliyor. Gün başlıyor ve bir şekilde bitiyor. Ama kliniğinizde birçok iş hâlâ;
- “Biz onu hep böyle yapıyoruz.”
- “Onu Ayşe biliyor.”
- “Bir sorun olursa hocaya sorarız.”
- “Duruma göre bakıyoruz.”
cümleleriyle yürüyorsa… Kliniğiniz çalışıyor olabilir ama operasyon sisteminiz henüz kurulmamıştır. Bir işin yapılıyor olması, onun sistemli olduğu anlamına gelmez.
Sistem; bir işin kim tarafından, ne zaman, nasıl, hangi standartta yapılacağının ve sonucunun nasıl takip edileceğinin kişiden bağımsız olarak belli olmasıdır.
Klinik 2.0 | Operasyon, kliniğinizin günlük işleyişini tam olarak bunun üzerine kurmanız için hazırlandı.
8 modülde kliniğinizin operasyon sistemini kurun
1. Modül
KLİNİK ALTYAPISI VE STANDARTLAR
Önce kliniğin nasıl aktığını görün
Bir hastanın kliniğe girişinden çıkışına kadar nerelerden geçtiğini, bilginin nasıl aktığını ve işlerin nerede tıkandığını görünür hale getiriyorsunuz.
Klinik haritanızı çıkarıyor, kritik süreçlerinizi belirliyor ve SOP — Standart Çalışma Prosedürü — sisteminizi kurmaya başlıyorsunuz.
Hasta karşılama, randevu, sterilizasyon, hasta notu, ödeme, şikâyet yönetimi…
Tekrar eden işler artık yalnızca “herkesin bildiği” işler olmaktan çıkıyor.
Modül sonunda: Kliniğinizin operasyon haritasını görmeye ve kritik süreçlerinizi yazılı standartlara dönüştürmeye başlıyorsunuz.
2. Modül
RANDEVU SİSTEMİ VE KAPASİTE YÖNETİMİ
Takvimi doldurmak değil, zamanı yönetmek
Her dolgu aynı sürede bitmez.
Her hekimin kapasitesi aynı değildir.
Ve boş görünen bir saat gerçekten kullanılabilir kapasite anlamına gelmeyebilir.
Bu modülde prosedürlerin gerçek sürelerini ölçüyor, randevu bloklarınızı oluşturuyor, teorik kapasitenizi hesaplıyor ve çok hekimli yapılarda ortak kaynakları planlıyorsunuz.
İptal ve no-show’ları da “oluyor işte” diye bırakmak yerine sistemin içine alıyorsunuz.
Modül sonunda: Randevu bloklarınız, kapasite hesabınız, no-show protokolünüz ve günlük/haftalık planlama yapınız oluşuyor.
3. Modül
KLİNİK İÇİ İLETİŞİM VE KOORDİNASYON
Her gün sıfırdan başlamayan bir klinik
Bir klinikte kaos çoğu zaman büyük olaylardan değil, küçük bilgi kopukluklarından çıkar.
Bu modülde sabah brifingini, akşam kapanışını, hasta notu standardını, ekip içi bilgi akışını ve beklenmeyen durumlarda kullanılacak operasyon protokollerini kuruyorsunuz.
Kim neyi biliyor?
Eksik bilgi nerede tamamlanıyor?
Yarım kalan iş ertesi güne nasıl aktarılıyor?
Bunların cevabı kişilerin hafızasından çıkıp operasyonun parçası haline geliyor.
Modül sonunda: Kliniğinizin günlük açılış, koordinasyon ve kapanış ritmi oluşuyor.
4. Modül
DIŞARIDAN HEKİMLE ÇALIŞMA SİSTEMİ
Çerçeve çizilmemişse herkes kendi doğrusunu yaşar
Kliniğinizde dışarıdan çalışan bir hekim varsa, yalnızca iyi hekim olması yetmez.
Çalışma saatleri, klinik standartları, hasta notları, iletişim, toplantılar, muayene yaklaşımı, ücretlendirme ve ayrılık halinde ne olacağı…
Başlangıçta konuşulmayan her konu ileride potansiyel bir probleme dönüşebilir.
Bu modülde dışarıdan hekimlerle çalışma çerçevesini ve ortak klinik standartlarını oluşturuyorsunuz.
Modül sonunda: Kişiye göre değişmeyen, başlangıçta konuşulabilen ve takip edilebilen bir çalışma çerçeveniz oluyor.
5. Modül
ÖDEME SİSTEMİ VE TAHSİLAT PROTOKOLÜ
Para konuşmasını kişiden çıkarıp sisteme koymak
Ödeme ne zaman alınacak?
Kim konuşacak?
Hasta hangi aşamada ne kadar ödeyecek?
Gecikmiş ödeme olduğunda kim takip edecek?
Her hastada bunları yeniden düşünüyorsanız ödeme sisteminiz değil, ödeme alışkanlıklarınız vardır.
Bu modülde tedavi türlerine göre ödeme zamanlamasını, ödeme planını, kayıt ve takip sürecini ve gecikmiş tahsilat protokolünü oluşturuyorsunuz.
Modül sonunda: Ödeme ve tahsilat, patronun o anki kararına veya çalışan inisiyatifine değil, önceden belirlenmiş bir sisteme bağlanıyor.
6. Modül
VERİ TAKİBİ VE KPI YÖNETİMİ
“Yoğunduk” yerine ne olduğunu bilmek
Kliniğiniz yoğun olabilir.
Ama kapasitenizin ne kadarını kullandınız?
Kaç hasta gelmedi?
Kaç randevu iptal edildi?
Tedaviler planlanan sürede tamamlanıyor mu?
Hasta notları eksiksiz mi?
Tahsilatlar gerçekleşiyor mu?
Bu modülde operasyonun temel metriklerini belirliyor, günlük ve haftalık veri okuma alışkanlığını ve KPI takip sistemini kuruyorsunuz.
Çünkü veri yalnızca geçmişte ne olduğunu söylemez.
Sorunu büyümeden görmenizi sağlar.
7. Modül
KALİTE SİSTEMİ VE ŞİKÂYET YÖNETİMİ
Sorunları çözmek yetmez. Sistem onlardan öğrenmeli.
Bir hasta şikâyet etti.
Çözdünüz.
Peki üç ay sonra aynı şikâyet tekrar geldiğinde bunun tekrar eden bir problem olduğunu görebilecek misiniz?
Bu modülde şikâyetlerin nasıl kaydedileceğini, kimin yöneteceğini, ne kadar sürede kapanacağını ve tekrar eden hataların nasıl analiz edileceğini sistemleştiriyorsunuz.
Checklistler ve düzenli operasyon gözden geçirmeleriyle kaliteyi kişinin dikkatine bırakmıyorsunuz.
Modül sonunda: Kliniğiniz yalnızca hata çözen değil, hatalarından öğrenen bir yapıya geçmeye başlıyor.
8. Modül
LİDERLİK GEÇİŞİ — OPERASYONDAN ÇEKİLME
Sistemi kurmanın amacı sonunda sistemin içinden çıkabilmektir
Son modülde çok basit ama rahatsız edici bir soru soruyoruz:
“Ben yarın kliniğe gelmesem, hangi işler aksar?”
Randevu yönetimi mi?
Ödeme takibi mi?
Şikâyetler mi?
Malzeme siparişi mi?
Sabah brifingi mi?
Dışarıdan hekim koordinasyonu mu?
Hangi süreç hâlâ size bağlıysa onu görünür hale getiriyor ve sisteme taşımaya başlıyorsunuz.
Koordinatörün yetki alanını oluşturuyor, operasyonel bağımlılık haritanızı çıkarıyor ve önünüzdeki 90 günün aksiyonlarını belirliyorsunuz.
Çünkü operasyondan çekilmek kliniği bırakmak değildir.
Kliniğin çalışabilmesi için sürekli sizin orada bulunmanız gerekmediği bir yapı kurmaktır.
Devamını oku
Çünkü “bir şekilde yürüyor” aslında pahalı bir çalışma biçimidir. Randevular sezgiyle yerleştirilir. Bir hekim gecikir, bütün gün kayar. İptal olan randevunun yerine hasta alınamaz. Hasta notu girilmeyi unutulur. Bir ödeme gecikir ama kimin takip edeceği belli değildir. Malzeme eksikliği hasta koltuğa oturduğunda fark edilir.
Şikâyet çözülür ama kayıt altına alınmadığı için üç ay sonra aynı problem tekrar yaşanır.
Bir çalışan ayrıldığında onunla birlikte bazı işler de gider.
Ve bütün bu boşlukların arasında kliniği ayakta tutan görünmez sistem çoğu zaman siz olursunuz.
Sorun çıktığında müdahale eden siz. Eksik bilgiyi tamamlayan siz. Kararı veren siz. Hatırlatan siz. Kontrol eden yine siz. Bu programın amacı sizi daha iyi bir problem çözücü yapmak değil. Aynı problemlerin sürekli size gelmesini gerektirmeyen bir operasyon kurmak.
Bu programdan sonra neyin değişmesini hedefliyoruz?
Sabah kliniğe geldiğinizde günün nasıl ilerleyeceğinin yalnızca sizin kafanızda olmadığı bir yapı düşünün.
Randevular prosedürlerin gerçek sürelerine ve kliniğin kapasitesine göre planlanıyor.
Ekip güne neyle karşılaşacağını bilerek başlıyor. Acil bir hasta geldiğinde ne yapılacağı belli.
Bir çalışan “Bunu şimdi kime soracağız?” demeden kendi protokolüne bakabiliyor.
Dışarıdan çalışan hekim kliniğe geldiğinde hangi standartlara uyacağını biliyor.
Ödeme, hasta ve duruma göre yeniden icat edilmiyor.
Günün sonunda hangi notların eksik, hangi tahsilatların açık, hangi randevuların gerçekleşmediği görülebiliyor.
Bir şikâyet geldiğinde yalnızca çözülüp unutulmuyor; sistemin nerede aksadığını gösteren bir veriye dönüşüyor.
Ve siz;
- “Bugün klinikte ne oldu?”
sorusunun cevabını herkesi tek tek aramadan görebiliyorsunuz. İşte kurmak istediğimiz operasyon bu. Kişilerin hafızasına değil, sisteme bağlı çalışan bir klinik.
Sadece nasıl yapılacağını anlatmıyorum. Birlikte kuruyoruz. Klinik 2.0 | Operasyon 8 modülden oluşuyor. Her modülde;
Koçluk soruları ile önce mevcut sisteminize bakıyor,
videolarla modeli ve sahadaki uygulamasını öğreniyor,
çalışma dosyalarıyla kendi kliniğinize uyarlıyor,
kitap önerileriyle konunun düşünsel tarafını derinleştiriyorsunuz. Ve her modülün sonunda elinizde somut bir şey kalıyor. Klinik haritası. SOP taslağı. Randevu bloğu. Kapasite planı. Sabah ve akşam rutinleri. Dış hekim çalışma çerçevesi. Tahsilat protokolü. KPI takip sistemi. Şikâyet ve kalite sistemi. Operasyonel bağımlılık haritası. 90 günlük aksiyon planı.
Yani programın sonunda elinizde yalnızca izlediğiniz videolar değil, kliniğinize uygulamaya başladığınız bir operasyon sistemi var.
Bu program sizin için olabilir eğer…
Kliniğinizde aynı problemler tekrar tekrar yaşanıyorsa,
bir çalışan olmadığında bazı işler duruyorsa,
randevu ve kapasitenizi gerçek verilerle yönetmiyorsanız,
ödemeler ve tahsilatlar kişiye göre ilerliyorsa,
günlük operasyonun büyük bölümünü hâlâ siz takip ediyorsanız,
- “herkes bilir” dediğiniz ama aslında hiçbir yerde yazmayan onlarca süreciniz varsa,
ve artık günü kurtarmak yerine kliniğinizi yönetmek istiyorsanız… Klinik 2.0 | Operasyon tam olarak bunun için hazırlandı. Kimler için değil?
- “Bizde bir şekilde yürüyor.” demeye devam etmek isteyenler için değil.
Sadece videoları izleyerek kliniğin değişmesini bekleyenler için değil.
Süreçlerini yazmaya, ölçmeye ve gerektiğinde değiştirmeye hazır olmayanlar için değil.
Çünkü sistem kurmak başlangıçta emek ister. Ama o emeğin amacı size daha fazla iş çıkarmak değil.
Her gün tekrar tekrar yaptığınız yönetim işini bir kez doğru şekilde sisteme koymaktır.
Kliniğinizin en önemli çalışanı siz olmamalısınız. Siz kliniğin sahibisiniz.
İşiniz her randevuyu düzeltmek, her ödemeyi takip etmek, her sorunu çözmek, her eksik bilgiyi tamamlamak olmamalı.
İşiniz;
sistemin çalışıp çalışmadığını görmek,
veriyi okumak,
gerekli yerde sistemi geliştirmek,
ekibin önünü açmak
ve kliniğin nereye gideceğine karar vermek olmalı. Çünkü gerçek operasyon; siz koştuğunuz için değil, sistem çalıştığı için yürüyen kliniktir. Klinik 2.0 | Operasyon bunun altyapısını kurmanız için hazırlandı.